Jak uporządkować dokumenty?

Napisane przez w Maj 29, 2015 w Blog | 0 komentarzy

Jak uporządkować dokumenty?

Wiosenne porządki to termin, który na dobre przyjął się w naszym języku. Pierwsze ciepłe promienie słońca, zieleniąca się za oknem przyroda nastrajają do posprzątania i wywietrzenia miejsc, które całą zimę jakoś omijaliśmy. Zwykle mamy mnóstwo zapału do porządkowania kuchni, łazienki czy nawet szafy. Najczęściej mija on jednak, gdy stajemy w obliczu szuflady z dokumentami… Stos papierów wydaje się narastać w zastraszającym tempie, a znalezienie w nim czegokolwiek graniczy z cudem. Jak więc zaplanować, posegregować i posprzątać najgorszą szufladę w domu?
Po pierwsze trzeba przygotować się do tej batalii i wyposażyć w kilka niezbędnych przedmiotów. Od razu na myśl nasuwają się segregatory. Nie są złe i mają na pewno swoje plusy, ale zajmują dużo miejsca, nie mieszczą się do szuflady, nie zawsze są optymalnym rozwiązaniem dla domowego biura.
Do porządków w szufladzie z dokumentami przydadzą się koperty biurowe dostępne w różnych rozmiarach i kolorach oraz woreczki strunowe i pudełka lub puszka.
Najważniejszym jest oczywiście posegregowanie dokumentów. Trzeba zdecydować, które z nich są ważne, a których można się już pozbyć. Ważną informacją jest, że dokumenty podatkowe należy przechowywać przez pięć lat podatkowych, które liczy się nieco inaczej niż lata kalendarzowe. Oznacza to, że pisma takie należy przechowywać do końca roku kalendarzowego, w którym je otrzymaliśmy a także przez następne pięć lat kalendarzowych. Więc pismo otrzymane w styczniu 2010 roku można zniszczyć dopiero w styczniu 2016 roku.
Dokumenty, które musimy jeszcze przechowywać najlepiej ułożyć w ten sposób, że najpierw posegregować je według jakiegoś przyjętego klucza – np. nadawcy, a następnie te najstarsze z nich kłaść pod najaktualniejszymi. Ułatwi to nam porządkowanie na przyszłość, bo nowe dokumenty będziemy dokładać tylko na wierzch. I co dalej, gdy z jednego stosu dokumentów mamy teraz kilka małych? Teraz pomocne okażą się koperty biurowe. Można wybrać takie, które rozmiarem będą odpowiadały naszym dokumentom i po prostu powkładać ułożone wcześniej, według przyjętego klucza dokumenty, każda grupa do oddzielnej koperty. Można użyć kopert białych i brązowych i np. do tych dokumentów, których obowiązek przechowywania kończy się użyć kopert ciemnych, a do tych najświeższych pism białych.
Każdą z kopert trzeba podpisać, żeby na przyszłość móc łatwo odnajdować potrzebne dokumenty i wkładać nowe pisma od razu do odpowiednich kopert. Szczytem perfekcji będzie, jeśli ułożymy koperty w porządku alfabetycznym, ale oczywiście nie jest to warunek konieczny do uporania się z bałaganem w szufladzie.
Przydatne do porządkowania mogą być też woreczki strunowe, które możemy kupić w różnych rozmiarach. Warto włożyć do nich np. paragony czy inne niewielkie dokumenty, które pod wpływem wilgoci i światła stają się nieczytelne.
Teraz jeszcze tylko pozostaje znaleźć w sobie zapał do pracy… Powodzenia!

Skomentuj

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *