Dokumenty, notatki, korespondencja – wszystkie tego typu materiały dobrze mieć uporządkowane. Co to oznacza? Z jednej strony musimy je posegregować, podzielić na odpowiednie kategorie, z drugiej ułożyć w logiczny sposób i schować w bezpieczne miejsce przeznaczone do przechowywania takich właśnie przedmiotów.
Co najczęściej wykorzystujemy do porządkowania dokumentów? Do głowy przychodzi przede wszystkim segregator. Owszem, jest on praktyczny, pojemny, ale jednocześnie zajmuje dość dużo przestrzeni. W wielu przypadkach nie zmieścimy go w szufladzie w komodzie, trzeba znaleźć dla niego miejsce albo w jakiejś większej szafce, albo na widoku, np. na półce. Jeśli więc mówimy o domowych papierach, może warto poszukać innego rozwiązania niż mało praktyczne segregatory?
Może to wydawać się dziwne, ale dobrym, skutecznym i praktycznym rozwiązaniem okazują się koperty. Są one przecież przystosowane do tego, by mieścić w sobie to, co papierowe – a wcale nie musi to być tylko i wyłącznie korespondencja. Dlaczego warto zastępować segregatory kopertami?
- bo koperty zajmują dużo mniej przestrzeni,
- koperty bez problemu zmieszczą się w szufladzie, i to w dużej ilości,
- jeśli musimy zabrać ze sobą konkretne materiały – np. notatki z konkretnego wykładu – nie musimy dźwigać ze sobą całego segregatora, koperta jest lżejsza i łatwiejsza w transporcie.
To prawda, że koperty są dużo mniej wytrzymałe niż segregatory – na pewno ten kontrargument pojawił się w głowie niejednej osoby – jednak przecież ich koszt jest tak niski, że bez problemów można przełożyć dokumenty do kolejnej koperty, gdy tylko pojawi się taka potrzeba. A ponieważ zajmują one tak mało miejsca, można przechowywać w domu koperty zapasowe, nawet w dużych ilościach.
Jedna koperta nie pomieści oczywiście tyle materiałów, ile zmieści się w segregatorze. Dlatego też trzeba dość szczegółowo podzielić dokumenty – co później tylko ułatwi znalezienie potrzebnych kartek. Każdą kopertę można oczywiście odpowiednio podpisać. Aby jeszcze lepiej orientować się w zawartości poszczególnych kopert i jeszcze sprawniej znaleźć tę, która jest potrzebna, można wykorzystać fakt, że koperty dostępne są w dwóch standardowych kolorach – w barwie białej oraz brązowej. Tym sposobem koperty białe mogą być przeznaczone do przechowywania rachunków, zaś brązowe dla dokumentów osobistych, takich jak zdjęcia, pamiątkowe listy, pocztówki, rysunki dzieci lub też dokumentację medyczną.
Warto wypróbować koperty jako środek do przechowywania dokumentów. Kto raz zastosuje tę metodę, na pewno nie będzie chciał z niej rezygnować.
Najnowsze komentarze